Tổ chức sự kiện không phải là một việc quá khó khăn nhưng cũng không hề dễ. Một sự kiện thành công hay không dựa trên mức độ hài lòng của người tham gia. Mà kết quả đem lại có đúng với mục đích đã đề ra hay không. Cùng Vivu điểm qua 5 kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Mục tiêu tổ chức sự kiện chính là kết quả mà nhà đầu tư mong muốn đạt được trong quá trình diễn ra sự kiện. Những mục tiêu có thể là xây dựng, giới thiệu, phát triển hình ảnh công ty, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ và hình ảnh của nhà đầu tư. Hay thay đổi hoặc cải thiện cách nhìn nhận của công chúng với thương hiệu hay nhãn hiệu công ty. Tìm hiểu thông tin khách hàng, khảo sát ý kiến khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty. Nhờ đó có thể thiết lập mối quan hệ với nhiều khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng thân thiết.
Đặc biệt sự kiện còn phát triển tối đa hiệu ứng truyền thông chạm đến khách hàng cũng như duy trì văn hóa nội bộ công ty.
Tùy từng mục đích của sự kiện và mục tiêu đối tượng khách hàng sẽ có kế hoạch tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: Khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào, mục tiêu sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Nhiều đơn vị tự tổ chức sự kiện thường coi nhẹ yếu tố ấn định địa điểm tổ chức dẫn đến “hoảng loạn” vì sát ngày sự kiện diễn ra không còn địa điểm như mong đợi. Đặc biệt, với những sự kiện tổ chức ngoài trời bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và dự phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện – Lên kế hoạch
Kế hoạch tổ chức sự kiện luôn cần rất nhiều công việc tỉ mỉ nên người tổ chức sự kiện nên vạch ra những tình huống bất ngờ có thể xảy ra và đưa ra kế hoạch giải quyết nếu có.
Xây dựng kịch bản sự kiện sự kiện chi tiết như kim chỉ nam giúp sự kiện được diễn ra theo một quy trình nhất định, suôn sẻ chuyên nghiệp và đạt được mục đích muốn hướng tới.
Để tránh chương trình rơi vào trạng thái bị động, nó giúp chương trình diễn ra liền mạch và không ảnh hưởng tới cảm xúc người tham gia.
Chẳng hạn khi trời mưa, cần chuẩn bị thêm phông bạt, thêm ô nếu khách mời cần đi bộ để di chuyển. Khi có kế hoạch dự trù, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.
Xác định rõ ngân sách theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí là sự chuẩn bị kỹ càng cho việc sắp xếp hay cách thức tổ chức sẽ diễn ra.
Người tổ chức sự kiện phải lên danh sách tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Để tránh gặp phải những khó khăn. Thậm chí là những rủi ro phát sinh không đáng có. Đừng ngại ngần tham khảo giá cả từ nhiều nhà phân phối khác nhau. Từ đó dịch vụ trang trí, thực phẩm, nước uống và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Những tính toán chi tiết luôn là giải pháp cứu cánh cho ngân sách khỏi việc lạm chi nhiều.
Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất
Những sự kiện quan trọng không thể bỏ qua việc gửi thư mời và lên chi tiết danh sách khách mời. Hãy luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức. Gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham gia. Liệt kê thêm các hạng mục để tránh thiếu sót bất cứ điều gì.
Ấn phẩm và hình ảnh cho sự kiện cũng là cách khách mời đánh giá sự chuyên nghiệp sự kiện. Nó cũng cần cách thức truyền tải rõ ràng mục tiêu sự kiện hướng tới người đọc và người xem.
Một điểm cộng với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới khách mời tham dự chương trình. Có thể kèm theo những tấm ảnh của họ tại sự kiện sẽ tạo thiện cảm.
Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Thuê đơn vị tổ chức là cách mà nhiều công ty lựa chọn để sự kiện diễn ra được quản lý sát sao và thành công. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quan tâm tới nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện.
Nếu có một công ty tổ chức tiệc chuyên nghiệp thì bạn sẽ có ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ. Thêm kế hoạch tổ chức được chuẩn bị chi tiết, có đề xuất kế phương án dự trù. Bên cạnh đó còn nên chọn đơn vị tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế, in ấn logo, poster, tờ rơi, thư mời chuyên nghiệp. Và quan trọng là luôn cập nhật xu hướng mới để tổ chức sự kiện mới mẻ, thu hút.
Còn nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện như tiệc cưới, sinh nhật, cầu hôn… ngay tại Hồ Tây. Vivu khuyến nghị bạn lựa chọn Meat Plus Hồ Tây. Nhà hàng có một không gian mở thoáng đãng, view hướng ra mặt hồ. Khung cảnh gần gũi thiên nhiên và có bàn ngoài trời, bục sân khấu.
Với thực đơn đa dạng sẽ làm hài lòng tất cả mọi người tham gia. Thịt bò hảo hạng nướng tảng là ngôi sao của nhà hàng. Loại thịt này được nhập khẩu trực tiếp từ Hàn Quốc kết hợp với công thức nước sốt độc quyền. Vấn đề vệ sinh an toàn rất được đề cao nên việc ăn uống sẽ không còn là nỗi lo.
Meat Plus Hồ Tây cũng là nơi chuyên tổ chức sự kiện. Nên sẽ hỗ trợ khách hàng trong khâu tổ chức, trang trí, lên kế hoạch để mọi thứ diễn ra trôi chảy và thành công.
Địa chỉ tổ chức sự kiện không thể bỏ qua: Review Meat Plus Hồ Tây | Không gian, Giá, Menu thịt nướng Hàn Quốc