Để có một kế hoạch tổ chức họp lớp trọn vẹn cần phải có sự chuẩn bị tỉ mỉ, chi tiết. Để buổi họp lớp được diễn ra tốt đẹp và đáng nhớ nhất, Vivu gợi ý đến bạn đọc kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết nhất ở bài viết dưới đây.
Nội Dung
Bầu ban tổ chức
Đây là công việc đầu tiên phải làm của tất cả các thành viên khi muốn tổ chức sự kiện họp lớp. Họ là những người có điều kiện về thời gian và được số đông trong lớp bầu ra để lên kế hoạch, chịu trách nhiệm lên nội dung, thực hiện hậu cần, kiểm soát ngân quỹ,…
Đây là những người liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, là người kết nối giữa các thành viên với nhau, và là những người cung cấp thông tin chính thống về sự kiện.
Lên ý tưởng, chủ đề cho buổi họp lớp
Để sáng tạo ra ý tưởng, chủ đề chính sử dụng trong sự kiện, bạn có thể chọn những chủ đề gắn liền với thời gian lớp học cùng nhau, kỉ niệm đã từng trải qua cùng nhau, hoặc gợi nhớ đến người giáo viên mà bạn yêu quý.
Để chương trình họp lớp được diễn ra trơn tru và các thành viên giao lưu được nhiều nhất. Ban tổ chức cần chuẩn bị trước kịch bản buổi họp lớp.
Chọn thời gian và địa điểm họp lớp
Về thời gian tổ chức bạn nên chọn vào khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài từ 3 – 4 ngày, hoặc khéo léo hơn có thể chọn tổ chức họp lớp vào các dịp kỷ niệm thành lập trường, thành lập khoa.
Đối với hình thức họp lớp đơn giản, địa điểm tổ chức họp lớp thường là các nhà hàng, quán ăn hoặc có thể là nhà của một thành viên trong lớp. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức cần nằm ở khu vực trung tâm, nơi tất cả mọi người có thể tìm kiếm và di chuyển đến một cách tốt nhất. Ngoài ra, không gian phải phù hợp với số lượng người tham dự, không quá chật để dễ dàng giao lưu nhưng cũng không quá cho không khí chương trình bị loãng.
Hơn nữa, xu hướng tổ chức họp lớp ngày nay cho thấy, hầu hết các thành viên trong lớp đều mong muốn tổ chức chương trình họp lớp đơn giản, đầm ấm, gắn kết mọi thành viên và có cơ hội hàn huyên chuyện cũ. Vì thế, ý tưởng tổ chức team building kết hợp cùng họp lớp được xem là cách làm “2 trong 1” vô cùng hữu hiệu giúp các thành viên trong lớp có cơ hội gặp gỡ chuyện trò, vận động khả năng tư duy và gắn kết thành viên trong lớp sau quãng thời gian xa cách.
Lên danh sách các thành viên dự buổi họp lớp
Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp ban tổ chức họp lớp nắm rõ số lượng thành viên tham gia, cách thức liên hệ. Đồng thời từ đây cũng có thể tìm hiểu lý do những thành viên không thể tham gia và giúp cho ban tổ chức dễ dàng đặt dịch vụ và kiểm soát tốt ngân sách.
Đặc biệt khi lên danh sách người tham gia bạn cũng đừng quên mời giáo viên chủ nhiệm lớp nhé. Đây là thành phần khách mời không thể thiếu khi tổ chức gặp mặt họp lớp.
Dự trù kinh phí
Việc dự trù chi phí phù hợp sẽ giúp cho kế hoạch tổ chức họp lớp của bạn trở nên khả thi hơn. Để biết được chi phí họp lớp bạn nên liệt kê tất các các hạng mục chi tiêu cho sự kiện. Sau đó, xác định hạng mục nào là cần thiết, hạng mục nào không gạch bỏ khỏi danh sách. Điều này sẽ giúp bạn sử dụng chi phí một cách tiết kiệm, hiệu quả.
Một vấn đề khá nhạy cảm khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp nhiều người thường gặp phải là một số thành viên do lo ngại về kinh phí nên không đến tham dự. Để giải quyết tình huống này, bạn có thể kêu gọi những thành viên có điều kiện kinh tế tốt đứng ra tài trợ một vài hạng mục trong chương trình. Như vậy, buổi họp mặt sẽ được diễn ra đông đủ, ấm cúng và trọn vẹn hơn.
May áo đồng phục họp lớp
Áo phông đồng phục là một trong những vật kỉ niệm khó có thể thiếu trong dịp họp lớp. Với chi phí không quá đắt, áo phông đồng phục họp lớp vừa góp phần gắn kết tình bạn vừa là món quà kỉ niệm tặng lại các thành viên sau buổi họp.
Ban tổ chức dự kiến thời gian diễn ra họp lớp, liên hệ thành viên đăng ký size áo, lên ý tưởng thiết kế, slogan ý nghĩa từ đó lên kế hoạch đặt áo đồng phục phù hợp.
Chọn quà lưu niệm
Đây là phần lưu giữ kỉ niệm sau mỗi lần họp lớp, vì thế bạn chỉ cần chọn những món quà đơn giản như cái áo , cái mũ, cái cốc… có in chữ, hình của lớp, hay những chậu cây nhỏ xinh, khung ảnh… là đủ rồi.
Xây dựng kịch bản chương trình họp lớp
Việc xây dựng kịch bản chương trình họp lớp sẽ phụ thuộc vào việc bạn mong muốn chương trình họp lớp của mình sẽ diễn ra như thế nào và mang đến những cảm xúc gì cho các thành viên tham dự.
Nếu bạn muốn buổi họp lớp là một bữa tiệc liên hoan thông thường, nội dung chương trình chỉ cần gói gọn trong việc: Trưởng ban thay mặt phát biểu, lớp tổ chức liên hoan, sau đó giao lưu văn nghệ, hát karaoke và chụp hình lưu niệm kết thúc chương trình.
Còn nếu như bạn muốn tổ chức một ngày họp lớp thật hấp dẫn, mới lạ thì có thể thuê các MC, ca sĩ, nhóm múa biểu diễn. Ho các công ty chuyên tổ chức họp lớp sẽ được tư vấn, xây dựng kịch bản với nhiều nội dung đặc sắc, ý nghĩa, tạo bất ngờ và để lại ấn tượng cho các thành viên.
Phân công công việc
Khi lập kế hoạch tổ chức họp lớp bạn nên phân chia công việc rõ ràng cho từng người và có timeline cụ thể để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch. Nên tạo sẵn một checklist cho từng người, như vậy bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc cũng như tránh để xảy ra những sơ xuất đáng tiếc.
Với những lưu ý khi lập kế hoạch chi tiết trên đây hẳn đã giúp bạn hình dung được những công việc quan trọng cần chuẩn bị cho ngày hội ngộ thêm trọn vẹn, ý nghĩa. Chúc bạn có một ngày họp lớp vui vẻ, đáng nhớ!
Tham khảo: Review Meat Plus Hồ Tây | Không gian, Giá, Menu thịt nướng Hàn Quốc
