Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng và chuyên nghiệp ngày càng cao. Để tổ chức những sự kiện sang trọng, quy mô lớn thì công tác chuẩn bị càng nhiều. Đây chính là vấn đề khiến nhiều người vô cùng đau đầu. Vậy làm sao để có thể lên chương trình tổ chức sự kiện một cách đầy đủ, chi tiết nhất? Mời bạn đọc theo dõi bài viết của Vivu Hồ Tây ngay dưới đây.
Nội Dung
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên
Đầu tiên, người tổ chức có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin từ khách hàng hoặc cấp trên. Nắm bắt những yếu tố cơ bản theo yêu cầu như:
– Loại hình sự kiện
– Mục tiêu tổ chức
– Chủ đề, thông điệp chính của chương trình
– Thời gian tổ chức
– Đối tượng, số lượng người tham dự
– Ngân sách dự kiến
– Các yêu cầu đặc biệt của đối tác
2. Lên ý tưởng, chủ đề của sự kiện
Sau khi đã tổng hợp được thông tin từ khách hàng. Ban tổ chức cần họp bàn về ý tưởng chủ đạo trong chương trình. Các ý tưởng này có thể do trực tiếp khách hàng/cấp trên đưa ra.
Lên ý tưởng cho một trương trình không phải là một việc đơn giản. Bởi cần có sự sáng tạo, độc đáo để gây ấn tượng với người tham dự. Do đó, đây là phần quan trọng nhất để tại được một sự kiện thành công. Cần tập trung trao đổi đưa ra ý tưởng để ra một ý tưởng tốt nhất.
Khi đã có được ý tưởng sơ bộ. Cần thống nhất chủ đề cho sự kiện để làm nổi bật chương trình như: màu sắc chủ đạo, thiết kế không gian, định hướng nội dung trong chương trình.
Một chủ đề lý tưởng phải phù hợp thông điệp của chương trình. Mục tiêu truyền thông. Đối tượng khách hàng. Văn hóa doanh nghiệp tham dự,..
3. Địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là bước không thể thiếu trong các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp.
Bạn nên lên danh sách những địa điểm đẹp và lý tưởng và liên hệ trước với họ để xác nhận thời gian mong muốn. Bạn cũng nên đến trực tiếp đại điểm đó để có cái nhìn tổng quan nhất. Từ đó có thể giúp bạn hình dung được cách sắp xếp. Lên bố cục cho sự kiện của mình.
Tổ Chức Tiệc Cuối Năm ở nhà hàng Hồ Tây – Sự lựa chọn lý tưởng?
4. Xây dựng kế hoạch tổ chức
Sau khi đã thống nhất chủ đề, bạn cần tiến hành xây dựng kế hoạch để cụ thể hóa những ý tưởng:
– Lựa chọn địa điểm, thời gian, không gian tổ chức sự kiện (cần tiền trạm nếu không gian khách yêu cầu nằm ngoài khu vực của khách sạn)
– Xây dựng kịch bản chi tiết: Nội dung, thời lượng chương trình, văn nghệ, các loại game, vật dụng…
– Menu tiệc (tùy vào loại hình sự kiện)
– Thiết kế hình ảnh trong chương trình: Backdrop, standee, màn hình, logo, thư mời, vé mời…
– Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, bộ phận kỹ thuật…
– Trang thiết bị cần sử dụng: Các loại đèn, màn hình led, decor sân khấu, không gian tiệc, bàn ghế, loa…
– Phương thức vận chuyển (Nếu không gian tiệc tổ chức ngoài trời)
– Kế hoạch truyền thông
– Những rủi ro, phương án xử lý (trời mưa, mất điện…)
– Công cụ đo lường hiệu quả của sự kiện (feedback, check in…)
– Dự trù kinh phí (với công ty), báo giá sự kiện (cho khách hàng)
5. Trình bày kế hoạch
Sau khi hoàn thành kế hoạch, bạn cần trình bày với cấp trên/khách hàng. Để đối tác có thể hình dung được sự kiện bạn đang muốn tổ chức. Mức độ khả thi hoặc những nội dung cần chỉnh sửa cho phù hợp.
Bên cạnh đó cần thông báo với đội ngũ tổ chức sự kiện chuẩn bị sau khi kế hoạch được thống nhất và ký hợp đồng.
6. Tiến hành triển khai tổ chức sự kiện
Trước khi diễn ra sự kiện, bạn cần chú ý những việc sau:
– Tập hợp bộ phận tổ chức sự kiện, phân chia nhiệm vụ công việc cho từng nhóm, cá nhân.
– Khảo sát, sắp xếp không gian tổ chức sự kiện
– Liên hệ các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ như: Âm thanh, ánh sáng, nghệ sĩ, MC, vũ đoàn…
– Kiểm soát quá trình thiết kế, in ấn để tránh sai sót thông tin
– Tiến hành truyền thông theo kế hoạch đã đề ra
– Sắp xếp nhân sự phụ trách khách mời, sảnh tiệc.
– Lắp đặt trang thiết bị
– Sắp xếp phương án dự phòng
– Tổng duyệt chương trình lần cuối
Trước khi tổ chức sự kiện, nhiệm vụ của người quản lý rất quan trọng. Cần phải phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục để tiến độ thực hiện hoàn thành đúng ngày.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.
Sau khi kết thúc sự kiện cần bàn giao địa điểm cho các bên liên quan. Kiểm tra trang thiết bị, trao trả những vật dụng đã thuê mướn.
7. Tổng kết, đánh giá và báo cáo kết quả
Sau mỗi chương trình, để có cái nhìn tổng quan về hiệu quả tổ chức. Rút kinh nghiệm cho những chương trình sau cũng như thống kê con số cụ thể. Quản lý sự kiện cần tiến hành quyết toán chi phí cho nhân sự. Các hạng mục và các vấn đề phát sinh.Thống kê số lượng người tham dự. Lắng nghe phản hồi của khách hàng tham gia và đo lường hiệu quả truyền thông. Cuối cùng là lập biên bản nghiệm thu. Tiến hành thanh lý hợp đồng với khách hàng.
Trên đây là những chia sẻ của Vivu Hồ Tây về kế hoạch tổ chức sự kiện cho event. Mong rằng quý anh chị có thể lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách cụ thể và chất lượng nhất!
Xem thêm: Nhà hàng Hồ Tây trang trí sinh nhật Free cùng ưu đãi cực sốc!
